寫作列點更有力！傾聽法也很重要！
文‧圖／高寶書版
〈煩惱〉「常常需要寫報告書或議事錄，但總是無法做有效的整合。而且經常被批評『看不懂』。到底要如何，才能快速地寫出『簡單明瞭』的報告書和議事錄呢……」
如果想傳達的內容繁雜，光用逐條書寫的方式也不容易處理時，究竟該怎麼辦？舉例來說，我們以逐條書寫的方式，將以下的內容整合爲一份文件。
1.強調與價格相符的附加價值。2.基於價格競爭而過度降價。3.沒有做好負責人的交接工作，經常出現失誤。4.工作交接時，整個部門要做好顧客資料的確認。5.商品說明欠缺效率。6.舉辦商品說明的業務話術訓練。
我們該怎麼做，才能使以上各個要項讓人一目瞭然呢？第一步，就是把各逐條書寫的要項加以分類。
〈課題〉1.沒有做好負責人的交接工作，經常出現失誤。2.商品說明欠缺效率。3.基於價格競爭而過度降價。
〈對策〉1.工作交接時，整個部門要做好顧客資料的確認。2.舉辦商品說明的業務話術訓練。3.強調與價格相符的附加價值。
只要下一點工夫，讀者就可以逐條閱讀所有項目，很容易理解內容了。另外，藉由列舉的項目，就可以馬上掌握所寫內容的全貌。列舉項目時要注意的是，要讓讀者馬上就能理解該項目的內容。所以想要表現得簡潔有力，適時使用「關鍵字」，會顯得更有效率。
以〈課題〉取代〈本公司於二○一二年應該致力解決的課題〉以〈對策〉取代〈業務部目前應該擬定的對策〉
根據內容製作適當的理想項目，可能需要花費時間來思考。當你爲此事感到苦惱時，不妨先將「項目〈 〉」空出來，把其底下的內容做個整理填進去。
有時候，只要填上底下的內容，就可以很容易地看出，這些東西究竟是在提示些什麼。最後只要再把項目填寫進去，如此一來，項目名稱也就水到渠成了。