輔助工具－不只是記 手帳應該這樣使用

書名：成功人士這樣整理辦公桌：恰到好處的亂，工作當場完成一半作者：壺阪龍哉出版：大是文化上市日期：2018/2/27

只要稍微下點工夫在使用手帳的方法上，就能提升工作效率。

一、每年都用同一款手帳。每年都請繼續使用自己最喜歡、用起來最得心應手的手帳。如此一來就不必花時間重新適應不同的填寫方式，對於整理自己的思緒、把握工作進度，也有實質幫助。

換了一個新的年度，不代表所有工作都會跟着更新，其實絕大多數的工作還是從去年度帶過來的。因此使用同一款手帳，可以快速掌握工作流程。

二、手帳不可以用2本（或更多本）。有人會「A工作用這本手帳，B工作用那本手帳」，但是我不認爲真的能區分得這麼清楚。不但區分不容易，有時還會發生想要檢核所寫的內容時，卻不知道寫在哪一本手帳的窘境。手帳要運用自如，就得限制自己只用1本。

三、預先把今年的目標和想做的事情寫入手帳裡。我個人不但使用同一款手帳長達30幾年，還會在年初時，把該年想要達到的目標都寫進手帳裡，作爲年底驗收成果的依據。因此我每天都會查看手帳的內容兩、三次。另外，如果有案子已經定案，我也會把該案子已經定案的部分先寫進手帳裡。

四、創造自己專屬的「暗號」。手帳空間有限，不能長篇大論。書寫時如果能用自己專屬的記號，不但速度快、省空間，確認時也能夠一目瞭然。

另外，開會或者把名片當便條使用時，用一些簡化的記號也會非常方便。例如：重要事項用圓圈圈起來，除了畫底線，用箭頭符號，或用醒目的驚歎號、問號等，效果都不錯。此外還可以用螢光筆分色、貼上便利貼提示。

五、定期檢視手帳內容。手帳也需要修改，手帳的內容不是寫上去就算了，必須定期重新檢視，才能作爲自我成長的食糧。手帳的功能除了管理我們的行動和時間，還可以提醒我們該做的事情、給予我們做事的幹勁和精神，並充當過去和現在的橋樑。

六、靈活運用紙本和數位。現在年輕人用手機、電腦等數位工具取代紙本手帳。數位行事曆只要先輸入預定行程、電話號碼，要變動時，比紙本手帳更簡單、處理起來更快速。

不過，使用紙本手帳可以一邊翻閱一邊想像，這個優點是數位工具望塵莫及的。透過手帳，我們可以回顧過去的自己，瞭解現在的自己，讓將來該做的事情更加明朗。因此，我們可以用紙本手帳記錄成長，透過手帳中的年度目標、爲自己加油打氣的話（格言、名言等）；並用數位行事曆管理約會等行程。換句話說，懂得靈活運用這兩種記錄行程的方式，就是最聰明的做法。

（摘自本書P109）