Cheers雜誌／4種forward，你是哪一種？
出處：Cheers雜誌第191期口述／蘇麗媚 整理／盧智芳 圖片來源／picjumbo.com
每次轉寄信件給主管前，不妨花幾秒鐘想想：當中有沒有加入任何個人建議，協助他做出更好的判斷？其實，主管也是一種「內部顧客」，跟他在工作上的互動，都是提供一種專業「服務」，也在傳遞你能創造的價值。
每個人每天都會收到很多email，認真算算，說不定一天可以收到幾百封。這些信當然有些是對方帶着明確主旨、主動發出的，但很大一部份還包括各種訊息的轉寄，就是所謂的“forward”。我也不例外，每天總是要面對大量電子郵件的轟炸，有幾次，短短2小時涌進的email之多，甚至讓我沒辦法專心進行手上正急着要完成的工作。
於是我以個人經驗，特別針對同事“forward”過來的郵件分類了一下。發現可以歸納出4種類型，從中也可以看出經手人對於工作和自身角色不同的思考模式。
4種forward，看出你的工作模式
第一種是「制式直覺型」。例如收到外部單位發信「請你問執行長什麼什麼事」，直接把對方的問題再貼一次，就將信件轉寄給我，有時甚至連原標題都沒改，讓我自己點進去看到底內容是什麼。事實上，這也是數量最多的一種。
第二種是「初步消化型」，也就是針對訊息加上初步的確認和理解。拿前面的例子來說，他會就對方的目的和需求，再多做一些釐清，然後在信件中增加一點開頭或結尾：「根據我的瞭解，這件事是如何如何，所以你認爲怎樣？」
第三種，則是「分析建議型」。不但對訊息做好整理分析，並且提供我他的幾種建議方案，還有每種方案的利弊得失。讓我可以直接從他的提案中做出選擇。
第四種最不容易，卻也是我最欣賞的，叫「創意加值型」。不但有現行做法的羅列評估，他還加上自己的創意選項：「雖然過去沒有這樣做過，但這次嘗試這麼處理，可以有意想不到的效果。」擴大我考慮的面向。
不同的類型，其實會決定我的迴應方式和時間。不難想像，對第四種我會最快處理，而且不管他的提案可不可行，我都非常樂意在回信中表現出肯定和鼓勵，希望下次他可以再多想一點，不斷延伸自己思考的能力。
接下來依序往前推。如果是第一種，既然看不出對經手人在輕重緩急上的順序，那我就不見得一定會迴應，除非他來找我，當面做進一步的說明或討論。
換句話說，做爲第二、三、四種類型的部屬，確實得多下點功夫、多投入一點時間。但是事前的準備愈多，主管反饋的速度也會愈快，其實若是真的希望趕快完成工作，在這個階段多做一點，並不是白工，反而可以發揮事半功倍的效果。
【全文未完，完整內容請見《Cheers》191期】
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