保險業務擺脫三袋公主 Adobe文檔工具辦公更輕便

越來越多公司努力投入企業社會責任（CSR），不少企業着重於環境永續的層面，希望能夠節約資源。無紙化辦公模式不僅能達到上述目標，從企業社會責任方面提升企業形象，亦能解決文件保存、傳送及簽署等難題，同時也能讓企業在疫情尚不明朗的時候最大程度保持業務的連續性。

以保險業與銀行業爲例，無紙化跟減碳是科技化與數位化的重點。2010年2月起，臺灣證交所與櫃買中心訂定「上市上櫃公司企業社會責任實務守則」後，各大上櫃上市公司每年便撰寫「企業社會責任報告書」；此外，在環境永續的層面上，環保署也祭出碳足跡標籤和減碳標籤。

而過往的保險業務員被戲稱爲「三袋公主」，出門就帶着要保書、商品建議書和契約變更書，但是利用Adobe Sign行動應用程式或者在平板上以網頁版簽署，不僅省下大量碳排放，也不怕寫錯字需要更改。如此，業務人員即可隨時開始工作，即使遭遇如疫情影響等突發狀況也可以移動或者在家辦公，無需趕着下午五點前往返辦公室遞交文件，從而保持業務的連續性。

或是企業內部開會只用一次的文件，亦可善用Adobe Scan行動應用程式掃描相關文件，建立 PDF 後傳送給企業各部門成員，方便同事即時討論及跟進，有助實現業務及檔案管理無紙化。

Adobe香港及臺灣區高級數位媒體技術工程顧問黃耀興（Ernest）表示，電腦網路的發達、雲端服務的普及等科技發展，爲全面無紙化辦公促成有利條件。此外無紙化辦公在技術上亦已相當成熟，電子簽名的安全性及法律效力等問題已解決。再者在很多公司嘗試讓員工居家工作的當前，更是企業開展無紙化辦公的好時機。

對企業而言，業務及檔案管理無紙化不但能爲企業節省儲存空間，更能帶來龐大的效益。根據Adobe在2019年8月委託 Forrester Consulting 發佈的一項《Adobe Sign的總體經濟影響》（The Total Economic Impact of Adobe Sign）調查顯示，企業使用Adobe Sign可獲得420％的投資回報率，在三年內爲企業帶來680萬美元的收益，併爲每筆交易節省6美元。分析認爲，電子簽署不但能節省印刷費、郵遞費，讓員工專注在更有影響力的工作。此外，無紙化亦能增加企業社會責任，對外提升企業形象、強化利害關係者對企業的觀感、增進客戶忠誠度並增加國際競爭力和市場地位，企業社會責任甚至已成爲企業吸引優秀人才的因素。